Nationales Once-Only-Technical-System (NOOTS)

Das Nationale Once-Only-Technical-System, kurz NOOTS, ist eine digitale Infrastruktur für den automatisierten und rechtskonformen Austausch elektronischer Nachweise zwischen öffentlichen Stellen in Deutschland. Es verbindet digitale Verwaltungsdienste mit Registern von Bund, Ländern und Kommunen.

Grundlage ist das sogenannte Once-Only-Prinzip. Danach sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Informationen und Nachweise, die der öffentlichen Verwaltung bereits vorliegen, nicht bei jedem Verwaltungsverfahren erneut einreichen müssen. Stattdessen kann die zuständige Behörde den benötigten Nachweis, sofern die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, direkt aus dem zuständigen Register abrufen.

Das NOOTS ist dabei keine zentrale Datenbank, in der sämtliche Verwaltungsdaten gespeichert werden. Es bildet vielmehr eine technische Transport- und Vermittlungsinfrastruktur. Die Daten bleiben grundsätzlich in den jeweils zuständigen Registern. Über standardisierte Schnittstellen können berechtigte Onlinedienste elektronische Nachweise bei den registerführenden Stellen anfordern.

Technisch besteht das NOOTS aus miteinander verbundenen IT-Komponenten, Schnittstellen, Standards sowie Sicherheitsmechanismen. Ergänzt wird die technische Infrastruktur durch organisatorische und rechtliche Regelungen.

Das NOOTS ist außerdem mit dem Europäischen Once-Only-Technical-System, dem EU-OOTS, verbunden. Dadurch sollen Nachweise künftig auch grenzüberschreitend zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Union ausgetauscht werden können. Die europäische Grundlage hierfür bildet insbesondere die Verordnung über das einheitliche digitale Zugangstor, die sogenannte Single-Digital-Gateway-Verordnung.

Warum: Bedeutung und Relevanz

Viele Verwaltungsverfahren sind bislang dadurch geprägt, dass Antragstellende dieselben Angaben mehrfach machen oder bereits vorhandene Nachweise erneut beschaffen müssen. Typische Beispiele sind Meldebescheinigungen, Geburtsurkunden, Einkommensnachweise oder Angaben zu bestehenden Gewerbebetrieben.

Diese Mehrfacherhebung verursacht Aufwand auf beiden Seiten. Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen müssen Dokumente suchen, herunterladen, kopieren oder bei anderen Behörden beantragen. Die bearbeitende Behörde muss die eingereichten Nachweise anschließend erfassen, prüfen und gegebenenfalls manuell in das eigene Fachverfahren übertragen.

Das NOOTS soll diesen Prozess verändern. Bereits vorhandene Nachweise können digital bei der zuständigen Stelle angefordert und strukturiert an den Verwaltungsdienst übermittelt werden. Dadurch wird das Once-Only-Prinzip technisch umsetzbar. Die Bedeutung des NOOTS ergibt sich insbesondere aus vier Entwicklungen.

Durchgängige Digitalisierung

Ein Verwaltungsverfahren ist nicht vollständig digital, wenn zwar der Antrag online ausgefüllt werden kann, die erforderlichen Nachweise aber weiterhin per Post, E-Mail oder als eingescanntes Dokument eingereicht werden müssen. Erst die digitale Verbindung zwischen Onlinediensten und Registern ermöglicht medienbruchfreie Verfahren.

Entlastung von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen

Antragstellende sollen Nachweise nicht mehr selbst zwischen verschiedenen Behörden transportieren müssen. Sie können den Abruf im jeweiligen Onlinedienst anstoßen und die übermittelten Daten vor der weiteren Verwendung einsehen.

Entlastung der Verwaltung

Strukturierte Nachweisdaten können automatisiert verarbeitet werden. Dadurch sinkt der Aufwand für die manuelle Erfassung und Prüfung von Dokumenten. Die Registermodernisierung soll damit auch dazu beitragen, die Handlungsfähigkeit der Verwaltung angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel zu sichern.

Europäische Verwaltungsleistungen

Menschen und Unternehmen nutzen Verwaltungsleistungen zunehmend grenzüberschreitend. Dies betrifft beispielsweise die Aufnahme eines Studiums, die Anerkennung beruflicher Qualifikationen, die Gründung eines Unternehmens oder die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Durch die Verbindung mit dem EU-OOTS sollen bereits vorhandene Nachweise auch für solche europäischen Verfahren genutzt werden können.

Das NOOTS ist deshalb nicht nur ein einzelnes IT-Projekt. Es bildet einen zentralen Bestandteil der deutschen Registermodernisierung und eine infrastrukturelle Voraussetzung für datenbasierte, automatisierbare Verwaltungsverfahren.

Wie: Funktionsweise und Aufbau

Das NOOTS vermittelt zwischen einem nachweisanfordernden Onlinedienst und einer nachweisliefernden Registerstelle. Ein vereinfachter Nachweisabruf läuft in mehreren Schritten ab.

Antrag und Anmeldung

Eine Person oder ein Unternehmen meldet sich bei einem digitalen Verwaltungsdienst an und beginnt ein Verwaltungsverfahren. Dies kann beispielsweise ein Antrag auf eine Leistung, eine Genehmigung oder eine Registrierung sein.

Feststellung des benötigten Nachweises

Der Onlinedienst erkennt, welche Angaben oder Nachweise für das Verfahren erforderlich sind. Statt die antragstellende Person zum Hochladen eines Dokuments aufzufordern, bietet der Dienst einen digitalen Nachweisabruf an.

Identifikation der zuständigen Registerstelle

Das System muss ermitteln, welche öffentliche Stelle den benötigten Nachweis bereitstellen kann. Hierfür sind einheitliche Bezeichnungen, Datenmodelle, Registerinformationen und technische Standards erforderlich.

Bei personenbezogenen Abrufen kann die steuerliche Identifikationsnummer als zusätzliches Ordnungsmerkmal verwendet werden. Ein Nachweisabruf über das NOOTS ist grundsätzlich jedoch auch ohne Nutzung dieser Identifikationsnummer möglich.

Übermittlung der Anfrage

Die Nachweisanfrage wird über die Komponenten des NOOTS an das zuständige Register vermittelt. Dabei wird geprüft, ob die beteiligten Systeme technisch bekannt sind und ob die Anfrage den vorgesehenen Sicherheits- und Kommunikationsstandards entspricht.

Bereitstellung des Nachweises

Die registerführende Stelle erzeugt aus ihren Daten einen elektronischen Nachweis und übermittelt ihn über das NOOTS an den anfordernden Onlinedienst.

Die Daten werden nicht dauerhaft im NOOTS gesammelt. Das System stellt den Übertragungsweg zwischen den beteiligten Stellen bereit.

Vorschau und weitere Verarbeitung

Der Onlinedienst kann der antragstellenden Person eine Vorschau der übermittelten Daten anzeigen. Dadurch lässt sich vor der weiteren Verwendung nachvollziehen, welche Informationen aus dem Register abgerufen wurden.

Anschließend können die strukturierten Daten direkt in das Verwaltungsverfahren übernommen und - soweit rechtlich und fachlich vorgesehen - automatisiert geprüft oder weiterverarbeitet werden.

Zusammenspiel mit IDA und Datenschutzcockpit

Die Registermodernisierung stützt sich neben dem NOOTS auf zwei weitere zentrale Systeme:

• Der Identitätsdatenabruf (IDA) ermöglicht registerführenden Stellen, die steuerliche Identifikationsnummer und bestimmte Basisdaten beim Bundeszentralamt für Steuern abzurufen. Dadurch können personenbezogene Datensätze in verschiedenen Registern eindeutiger zugeordnet werden.
• Das Datenschutzcockpit (DSC) soll Bürgerinnen und Bürgern Transparenz über Datenübermittlungen verschaffen, die unter Verwendung ihrer Identifikationsnummer erfolgt sind. Die entsprechenden Abrufe müssen bei den registerführenden Stellen protokolliert werden.

Vereinfacht lassen sich die Aufgaben wie folgt unterscheiden:

• Das NOOTS transportiert elektronische Nachweise zwischen berechtigten Stellen.
• Der Identitätsdatenabruf unterstützt die eindeutige Zuordnung personenbezogener Registerdaten.
• Das Datenschutzcockpit macht bestimmte Datenübermittlungen für die betroffene Person nachvollziehbar.

Rechtlicher und organisatorischer Rahmen

Die Errichtung, der Betrieb und die Weiterentwicklung des NOOTS werden durch einen Staatsvertrag zwischen Bund und Ländern geregelt. Der IT-Planungsrat trifft strategische Entscheidungen über Betrieb, Weiterentwicklung und Finanzierung.

Die Föderale IT-Kooperation, kurz FITKO, übernimmt die Gesamtleitung und fachliche Koordination der Umsetzung. Das Bundesverwaltungsamt trägt die Verantwortung für die operative Umsetzung und den Betrieb.

Für die im Identifikationsnummerngesetz aufgeführten Registertypen ist ein schrittweiser Anschluss vorgesehen. Die konkrete Anschluss- und Nutzungspflicht beginnt nicht automatisch für alle Stellen zum selben Zeitpunkt. Der IT-Planungsrat legt nach Feststellung der technischen Voraussetzungen angemessene Übergangszeiträume fest.

Was: Einsatzbereiche, Vorteile, Nachteile und Best Practices

Einsatzbereiche

Das NOOTS kann grundsätzlich in Verwaltungsverfahren eingesetzt werden, bei denen ein Onlinedienst einen elektronischen Nachweis aus einem öffentlichen Register benötigt.

Ein mögliches Beispiel ist ein digitaler Antrag auf Elterngeld. Statt bestimmte Angaben erneut einzutragen oder Dokumente hochzuladen, könnten bereits vorhandene Nachweise aus angeschlossenen Registern digital abgerufen werden.

Bei einer Gewerbeanmeldung könnten Unternehmens- oder Registerdaten übernommen werden, die bereits bei anderen öffentlichen Stellen vorhanden sind. Bei einem Antrag auf Ausbildungsförderung könnten geeignete Nachweise aus angeschlossenen Registern bereitgestellt werden, sofern hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Auch im grenzüberschreitenden Kontext bestehen Einsatzmöglichkeiten. Eine Person, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat studieren oder arbeiten möchte, könnte einen in Deutschland vorhandenen Nachweis über das NOOTS und das EU-OOTS an die zuständige ausländische Stelle übermitteln lassen.

Welche Nachweise tatsächlich automatisiert abgerufen werden können, hängt jedoch davon ab, ob der jeweilige Onlinedienst und das zuständige Register technisch angeschlossen sind und ob eine ausreichende rechtliche Grundlage für den Datenaustausch besteht.

Vorteile

• Weniger Mehrfacherfassungen: Bereits vorhandene Informationen müssen nicht bei jedem Verwaltungsverfahren erneut eingegeben oder eingereicht werden.
• Medienbruchfreie Prozesse: Strukturierte Daten können unmittelbar zwischen Verwaltungsverfahren und Registern übertragen werden. Das Einscannen und manuelle Übertragen von Dokumenten kann dadurch reduziert werden.
• Höhere Datenqualität: Daten werden unmittelbar aus der zuständigen Quelle übernommen. Übertragungsfehler, veraltete Dokumente und uneinheitliche Schreibweisen können dadurch verringert werden.
• Schnellere Bearbeitung: Automatisiert übermittelte Nachweise können schneller geprüft und in Fachverfahren verarbeitet werden.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Vorschaufunktionen und das Datenschutzcockpit können dazu beitragen, Datenabrufe für die betroffenen Personen transparenter zu gestalten.
• Standardisierte Infrastruktur: Behörden müssen nicht für jedes Verwaltungsverfahren eigene individuelle Übertragungswege zwischen Onlinediensten und Registern entwickeln.
• Europäische Anschlussfähigkeit: Durch die Verbindung mit dem EU-OOTS können nationale Nachweise perspektivisch auch für Verwaltungsverfahren in anderen EU-Mitgliedstaaten genutzt werden.

Nachteile und Herausforderungen

• Hoher Einführungsaufwand: Bestehende Register und Fachverfahren müssen technisch ertüchtigt, organisatorisch vorbereitet und an gemeinsame Schnittstellen angeschlossen werden.
• Föderale Komplexität: Register werden auf unterschiedlichen staatlichen Ebenen und teilweise dezentral bei zahlreichen Behörden geführt. Die Abstimmung zwischen Bund, Ländern, Kommunen, Fachministerien, Registerbetreibern und Softwareherstellern ist entsprechend aufwendig.
• Unterschiedliche Datenqualität: Ein automatisierter Datenaustausch verbessert nicht automatisch die Qualität der Quelldaten. Fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Registereinträge können auch digital weitergegeben werden.
• Semantische Unterschiede: Behörden können gleichartige Informationen unterschiedlich definieren, strukturieren oder benennen. Technische Schnittstellen allein reichen deshalb nicht aus. Zusätzlich werden einheitliche Datenmodelle und fachliche Vereinbarungen benötigt.
• Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Der digitale Abruf personenbezogener Daten erfordert eine eindeutige Berechtigungsprüfung, sichere Kommunikationswege, nachvollziehbare Protokollierung und wirksame Schutzmaßnahmen gegen unbefugte Zugriffe.
• Abhängigkeit von angebundenen Systemen: Ein durchgängiges Verfahren funktioniert nur, wenn Onlinedienst, NOOTS-Komponenten und Register verfügbar und technisch kompatibel sind.
• Schrittweise Verfügbarkeit: Während des Flächenrollouts werden nicht alle Register und Verwaltungsleistungen gleichzeitig angeschlossen sein. Zeitweise können deshalb digitale und herkömmliche Nachweiswege parallel bestehen.

Best Practices für die Umsetzung

1. Verwaltungsprozess zuerst analysieren: Vor dem technischen Anschluss sollte geprüft werden, welche Nachweise tatsächlich benötigt werden. Überflüssige Nachweispflichten sollten nicht lediglich digitalisiert, sondern nach Möglichkeit abgeschafft oder vereinfacht werden.
2. Rechtsgrundlage eindeutig bestimmen: Für jeden Datenabruf muss geklärt sein, welche Stelle welche Daten zu welchem Zweck anfordern und verarbeiten darf. Technische Zugriffsmöglichkeiten ersetzen keine gesetzliche Verarbeitungserlaubnis.
3. Datenquelle und Datenverantwortung festlegen: Für jeden Nachweis sollte eindeutig bestimmt werden, welches Register die maßgebliche Quelle ist und welche Stelle für Datenqualität, Korrekturen und Verfügbarkeit verantwortlich bleibt.
4. Einheitliche Datenmodelle verwenden: Onlinedienste und Register müssen dieselben Informationen fachlich gleich verstehen. Dazu sind standardisierte Datenfelder, kontrollierte Wertelisten, eindeutige Definitionen und maschinenlesbare Nachweisformate erforderlich.
5. Nur erforderliche Daten abrufen: Ein Verwaltungsdienst sollte nur diejenigen Daten anfordern, die für das konkrete Verfahren erforderlich sind. Dieses Vorgehen folgt dem Grundsatz der Datenminimierung.
6. Fehler- und Ausweichverfahren vorsehen: Ein automatisierter Nachweisabruf kann scheitern, wenn ein Register nicht erreichbar ist, eine Person nicht eindeutig zugeordnet werden kann oder widersprüchliche Daten vorliegen. Für solche Fälle werden verständliche Fehlermeldungen und alternative Nachweiswege benötigt.
7. Transparenz für Nutzende schaffen: Die antragstellende Person sollte erkennen können, welcher Nachweis aus welcher Quelle abgerufen wird und wie die Daten im Verwaltungsverfahren verwendet werden. Eine Vorschau der übermittelten Informationen unterstützt diese Transparenz.
8. Anschluss schrittweise erproben: Der Flächenrollout folgt einem dreistufigen Vorgehen. Zunächst werden in initialen Anschlussvorhaben fachliche, rechtliche, organisatorische und technische Fragen geklärt. Anschließend ertüchtigen Softwarehersteller die betroffenen Fachverfahren. Darauf folgt der flächendeckende Anschluss der registerführenden Stellen. Dieses Vorgehen soll Mehrfachaufwand vermeiden und den Wissenstransfer zwischen den beteiligten Stellen unterstützen.

Fazit zu NOOTS

Das NOOTS bildet die technische Grundlage dafür, das Once-Only-Prinzip in der deutschen Verwaltung praktisch umzusetzen. Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen Nachweise, die einer öffentlichen Stelle bereits vorliegen, nicht wiederholt beschaffen und einreichen müssen. Stattdessen können berechtigte Verwaltungsdienste elektronische Nachweise über standardisierte und abgesicherte Schnittstellen bei den zuständigen Registern abrufen.

Der Nutzen des Systems liegt nicht allein in der technischen Datenübertragung. Das NOOTS ermöglicht eine grundlegende Veränderung von Verwaltungsprozessen: weg vom Austausch unstrukturierter Dokumente und hin zu einem nachvollziehbaren, standardisierten und automatisierbaren Datenaustausch.

Damit diese Veränderung gelingt, müssen technische, rechtliche, organisatorische und fachliche Voraussetzungen gemeinsam betrachtet werden. Entscheidend sind insbesondere die Qualität der Registerdaten, eindeutige Zuständigkeiten, interoperable Standards, datenschutzkonforme Abrufverfahren und verständliche Prozesse für die Nutzenden.

Die erste funktionsfähige Version des NOOTS wurde im Januar 2026 in Betrieb genommen. Für Ende 2026 ist eine Version vorgesehen, die den technischen Flächenrollout unterstützt. Der Anschluss der dezentralen Register erfolgt anschließend schrittweise und koordiniert.

Das NOOTS ist damit ein zentraler Infrastrukturbaustein der Registermodernisierung. Sein langfristiger Erfolg wird sich daran messen lassen, ob aus der technischen Vernetzung tatsächlich einfachere, schnellere, transparente und vollständig digitale Verwaltungsleistungen entstehen.

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